易用性和可靠性
视频会议系统的两个最重要的特性是易用性和可靠性。通过尝试拨打一个视频电话和使用远程控制功能，可以迅速地感受到您最喜欢使用哪种系统。
当您随时想建立视频呼叫和在会议期间保持连接的能力对于保证通信质量极为重要。若您曾有过在通话期间突然断线的经历，您就知道这种能力有多重要。这就是为什么高质量的视频系统为此提供了很多特殊的功能，例如Downspeeding。. 在网络出现故障时，Downspeeding会帮助视频会议系统及时解决问题，以便用户可以不受干扰地继续他们的会议。
用户人数和房间大小
在任何指定时间坐在视频会议系统前的用户的人数和房间的大小将在很大程度上决定系统需求（例如音频和视频功能，显示器的类型和尺寸，机顶盒或者集成的支架和显示器）。
董事会议室:
系统特性
- 符合会议室要求的高标准设计。
- 一个外型精美的显示器支架。
- 让坐在会议室后方的与会人员也可以看到清晰图像的大屏幕显示器。
- 专门用于语音和视频会议的扬声器和麦克风
- 高解析度的视频和视频格式，例如即使在会议室中存在运动对象时也可以提供清晰图像的iCIF。
- 能够方便地让用户将多个地点接入同一个会议的高级功能（例如让来自于三个或者四个地区办事处的员工加入同一个会议）
- 能够方便地将PC连接到系统，以便向与会人员展示演示资料、文件和文档。
大型会议室：
系统特性
- 关注于质量和功能。
- 需求与对董事会会议室的需求类似。
中型会议室:
系统特性
- 选择可以放置在标准电视机上的机顶盒单元，或者完全集成化的系统（价格中包含了机架、显示器和电缆）。
- 显示器通常小于大型部门级系统。
小型会议室和管理人员办公室:
系统特性
- 系统非常小巧，以避免占用宝贵的房间或者桌面空间。
- 可以在屏幕上清晰地看到一个或者两个与会人员。
- 根据设计要求，系统可以使用平面显示器或者普通的电视机显示器。
- 通常放在办公桌上，但是有些系统可能需要挂在墙上。
- 音频质量非常重要，尤其在视频会议系统可以取代对普通电话的需求。
- 与LAN的无线连接，以减少电缆数量和便于将系统从一个房间转移到另外一个房间。
- 通常需要PC连接。
参加会议的站点数量
您可以利用内嵌的Multisite功能或者外置硬件连接多个地点。内嵌的Multisite功能的好处在于视频系统不需您花费额外的硬件开支或者成本，就可以实现您需要的多地点连接功能。外置多点解决方案的好处在于您可以将多个地点连接到同一个会议中，并且更加有效地控制会议。
协作需求和数据共享
通常可以向会议的其他与会人员展示或共享PowerPoint 幻灯片、草图、照片或者其他数据文件。PC连接到视频系统的方式和简便性将取决于PC的制造商。尝试将PC连接到视频系统，看看您最喜欢哪种方式。另外还需要检查是否需要其他的软件。
安全等级和保密性
在视频会议中是否可以讨论敏感信息？例如，是否可以讨论关键业务型信息或者战略性决策？与电话、电子邮件或者其他通信手段一样，视频通信也存在被人窃听的可能性。 有些视频系统具有内嵌的加密功能，它会在您建立视频通话时自动启用。这可以提供很高的安全等级，防止会议内容被窃听。
网络需求
视频系统通常使用ISDN网络或者IP网络。有些系统更加灵活，允许您使用ISDN和IP网络，并在两个网络之间方便地来回切换。 总体而言，系统的带宽（以kbps为单位）越高，音频和视频质量就越高。销售人员应当帮助您评估您的带宽和网络需求。
供应和安装
如果您想要购买多个视频系统，并将其安装在多个国家，那么您必须获得完善的本地支持。本地支持将可以帮助您执行安装、培训、诊断、软件升级和硬件维护等任务。有些供应商提供了系统的集中购买和安装服务。这可以减少采购人员的工作量，确保系统在每个地点进行正确的部署和安装。
支持、服务和培训
支持和服务包括产品质保、部件更换、培训和用户支持。在理想情况下，如果需要技术支持，所有采用视频系统的地点都应当指定一位本地联络人
软件升级能力
视频系统拥有相当长的使用寿命，但是随着您的需求的变化和技术的升级，您可能需要安装最新的软件。视频系统的开发人员会不断地开展研发工作，并及时地向客户推出新的产品。与计算机一样，在硬件配置不变的情况下，用户可以不断地升级所使用的软件。一个拥有提出多个软件版本的历史和致力于创新的公司可以为您提供一个长期的解决方案，为您带来更高的投资回报。
系统管理
了解系统使用的频率、使用者和成本非常有用。这将让您可以拓展视频电话的用途、合理地分配成本和有效地支持用户。在某些企业中，一个或者一组员工负责管理多个视频系统和为用户提供支持。他们希望可以通过安装在他们的PC上的软件，从一个地点远程控制所有的系统。这为获取系统的实时信息提供了一个非常简便的方法。这些信息可以被用于解答问题和提供更好的用户支持。
互操作能力和电信标准
为了互相通信，视频系统需要使用相同的语言。标准就是通用的语言，它由国际电信联盟制定。如果系统采用了并非基于标准的功能或者特性，那么在系统与其他系统通信时这些功能可能会无法使用。
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